Selbstmanagement Teil 6 – Capture & Create mit Junking-Wochenplan und Tagesplan

Latest Posts  •  29. September 2020

In den vergangenen Blogposts zum Thema Selbstmanagement haben wir unser Lebensrad erstellt, unsere Time Targets identifiziert und unsere Categories of Improvement formuliert. Nun heißt es, mit dem nächsten Schritt in Aktion zu gehen und unseren RPM Plan zu erstellen. Hierfür stelle ich euch eine Vorlage zur Verfügung, die ihr gerne kopieren könnt.

Ich erstelle meinen RPM Plan digital mit meinem iPad und nutze immer die gleiche Vorgehensweise.

Capture / Festhalten

Damit keine Idee und kein Gedanke verloren geht muss man sie festhalten.

Ich nutze dazu zwei Medien, die ich schnell parat habe: die Sprachmemofunktion meines Smartphones und eine Notizsoftware zu der ich Zugriff über einen short cut habe. Auf diese Weise kann ich meine Gedanken schnell festhalten und anschließend mit meiner eigentlichen Tätigkeit fortfahren. Ich belaste mein Gehirn nicht damit, mir etwas merken zu müssen und kann sofort wieder zur Routine übergehen und die Gedanken aufgreifen, wenn sie gebraucht werden.

Es gibt natürlich viele Methoden, um Dinge nicht zu vergessen, auch wenn man einmal kein Smartphone oder Stift und Papier dabei hat. Diese Methoden beschreibe ich in meinem Buch Was Eltern über die Entwicklung ihres Kindes lernen sollten. Doch um meine Gedanken im Flow halten zu können, bevorzuge ich, gute Ideen und Einfälle zu notieren.

Create – RPM Blöcke bilden

Am Wochenende setze ich mich hin und füge alle meine Ideen und Einfälle zusammen.

Ich schaue, welche der vielen Gedanken zusammengehören und dem Erreichen meiner Ziele dienen:

  • Ich nehme mir meine Areas of Improvement vor und formuliere mein Ziel für die kommende Woche.
  • Anschließend gehe ich die Liste mit meinen Ideen, Einfällen und Gedanken durch und bilde aus der großen Liste kleine Blöcke (junks) aus zusammengehörenden bzw. zusammen passenden Gedanken.

Anders gesagt: Ich formuliere mein gewünschtes Ergebnis (Result – RPM) – meinen Grund, meinen Zweck (Purpose – RPM) hierfür habe ich bereits gefunden – und erstelle nun mit Hilfe meiner Capture List meine Massive Action List (RPM) als einen Junk (Block) aus meinen vielen Gedanken und Ideen.

Del – An wen kann ich was delegieren?

Dau – wie viel Zeit benötigt die Aktion?

Pri – Welche Priorität hat die Aktion?

Außerdem notiere ich neben der Aktion an sich (Massive Action Plan) Grund (Purpose) und Ergebnis (Result), um meine Motivation stets vor Augen zu haben.

Der Wochenplan

Um meine Vorhaben optisch zu unterstützen umrahme ich all meine Blöcke. Die einzelnen Punkte wirken auf diese Weise weniger erdrückend. 30 Punkte werden vielleicht zu nur zehn Blöcken zusammengefasst, die es zu bearbeiten gilt.

Um noch effektiver und effizienter zu werden, gibt es drei weitere Maßnahmen:

1. Prioritäten setzen (Pri)

Die Aktion, die auf jeden Fall erledigt werden muss, wird mit einer 1 gekennzeichnet. Die Aktion mit der nächsthöheren Priorität bekommt die Nummer 2 usw. Alle Aktionen werden entsprechend meiner Priorisierung durchnummeriert. Auf diese Weise erledigt man auf jeden Fall die Aktionen mit der höchsten Priorität innerhalb der Woche. Wenn man bestimmte Aktionen nicht schafft, kann man diese in die nächste Woche übernehmen. So hat man auch immer das Wichtigste erledigt.

2. Dauer (Dau)

Für eine bessere Zeiteinteilung und einen Tagesplan ist es wichtig, sich zu überlegen und zu notieren, wie lange man für die einzelnen Aktionen brauchen wird.

3. Delegation (Del)

Manche Dinge kann man evtl. an jemanden delegieren und dadurch viel Zeit für sich gewinnen. Delegation ist eine Fähigkeit, die jeder erlernen kann und sollte. Man muss nicht alles alleine machen, schon gar nicht, wenn man Kinder hat. Man kann diese schon ganz früh einbinden und sie machen dies vor allem sehr gerne. Später hat man dadurch ein tolles Home Team geschaffen. Im Job ist es ebenfalls wichtig zu delegieren und Aufgaben zu verteilen. Den Leitsatz “Hilf mir es selbst zu tun” von Maria Montessori wende ich auch auf der Arbeit an.

Tagesplan

Für eine gelungene Organisation zerlege ich meinen Wochenplan in noch kleinere Einheiten. Jeden Abend schaue ich mir meinen Wochenplan an und bestimme, was ich am nächsten Tag in Angriff nehme. Zu diesem Zweck bilde ich weitere Blöcke. An dieser Stelle wird es wichtig zu berücksichtigen, wie viel Zeit ich für einzelne Aufgaben und Aktionen benötige. Viele sehr wichtige Dinge kann man schneller erledigen, als man denkt und man hat viel mehr Freizeit als angenommen.


FAZIT

RPM hat definitiv mein Leben verbessert und mir vor allem sehr viel Ruhe gegeben. Denn ich weiß, dass ich nichts mehr vergesse. Und durch durchdachte Wochen- und Tagespläne bin ich effizienter und relaxter.

Jetzt musst du nur noch an die Arbeit gehen und RPM zur Routine werden lassen.

Viel Erfolg!

2020-09-30T06:53:33+00:00September 29th, 2020|

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